Atunci când munca ta presupune un timp organizat și o minte odihnită, cea mai mare dificultate ți-o poate da ceea ce numim procrastinare, cu alte cuvinte amânarea lucrurilor.
Amânarea taskurilor importante poate să ducă nu doar la dezorganizarea muncii, dar și la chestiuni mult mai rele pe termen lung, cum ar fi pierderea controlului asupra timpului, intrarea în panică de la lucruri simple care nu merg cum ar fi trebuit și multe altele.
Pentru a nu mai procrastina într-un domeniu ce presupune creativitate, minte odihnită și timp flexibil, trebuie întâi de toate să recunoaștem modelul de lucru potrivit nouă, cu alte cuvinte să înțelegem cum funcționăm noi cel mai bine într-un program de muncă flexibil.
Iată câteva idei și sfaturi cu privire la organizarea timpului flexibil pentru a intra într-un echilibru, ca lucrurile să nu scape de sub control sau cel puțin să-și revină mai repede și mai ușor în cazul în care ajungem să amânăm lucrurile ce nu ar trebui amânate. Aceste 5 idei sau pași sunt puțin mai mult decât aspecte ce privesc managementul timpului.
#1. Diminețile contează, chiar foarte mult!
Atunci când cazi în capcana amânării sau procrastinării, e greu să reintri pe făgașul normal, așadar ceea ce ai nevoie în prima fază, dar chiar și pe termen lung, este să-ți organizezi ziua în așa fel încât încă din prima parte a zilei să-ți rezervi o oră pentru tine înainte de a începe oficial ziua. Știi tu, încă de dinainte de a citi primele e-mailuri, de a rezolva primele taskuri sau de a răspunde la primul telefon.
Diminețile sunt foarte importante pentru oamenii creativi, deoarece odată respectat propriul timp și spațiu, bateriile se pot încărca foarte bine și ne pot da un avânt foarte mare și pozitiv pentru a face față chiar și unei zile stresante.
Iată câteva tips and tricks despre cum să-ți folosești timpul personal pentru a te pregăti cât mai bine pentru zi: meditează, savurează o cafea bună, fă sport, o scurtă plimbare sau pur și simplu ascultă muzică care să te binedispună. Ascultă un podcast fain, un video pe YouTube sau orice are efect pozitiv, relaxant asupra creierului tău.
Timpul nu-ți permite? Trezește-te cu o oră mai devreme, dar alocă-ți timp sufletului și minții! Nu vei regreta!
PS: Indiferent ce rutină îți faci pentru a începe ziua cu forțe proaspete, nu uita să-ți pui telefonul pe Do Not Disturb pentru a nu te distrage de la activitățile propuse.
#2. Nu pierde controlul asupra timpului
Timpul este foarte prețios. Îl putem folosi după bunul plac, dar nu îl putem stăpâni. Așadar, e recomandabil să-l folosim cât mai bine cu putință, astfel încât să ne fie de folos timpul dedicat fiecărei activități de peste zi și săptămână.
Pentru un bun time-management, întâi de toate trebuie să identificăm momentele zilei în care putem lucra cel mai eficient, în care ne putem concentra cel mai bine pe activitățile care necesită partea creativă a creierului nostru și tot restul timpului să-l folosim în funcție de asta.
Dacă, de exemplu, munca noastră presupune scriere creativă și identificăm diminețile ca fiind cele mai bune momente de productivitate, atunci ar fi bine ca partea administrativă, partea de relație cu clienții și orice alte activități să le lăsăm pe restul zilei. Un bun exemplu este dacă între orele 8.00-11.00 sau 9.00-12.00 nivelul de concentrare ne este la maxim, să facem în așa fel încât timpul să ne permită ca acest interval să-l dedicăm scrisului, iar înainte și după să facem toate celelalte activități.
Desigur există și persoane care au creierul mai activ după-masa sau seara, iar acestora li se recomandă să-și organizeze timpul în așa fel încât să profite de intervalul orar respectiv, fără a cădea de cealaltă parte a baricadei și de a-și crea un program de muncă de 12-14 ore/zi. În acest caz munca poate fi reorganizată după bunul plac: 4 ore dimineața, 3-4 după-masa sau seara, sau pur și simplu să-și aleagă un program de muncă de tip „schimbul doi”. Nu este neapărat cea mai sănătoasă recomandare, dar productivitatea creativă nu e ceva ce putem noi forța, doar eventual ne putem reeduca creierul în timp.
Indiferent de momentele de productivitate, aveți grijă să vă auto-pontați cumva și să nu depășiți niște limite de timp petrecute muncind, căci statul la calculator poate avea și efecte adverse asupra nivelului de productivitate și creativitate. Cel puțin tot la 2 ore faceți 15 minute pauză sau găsiți voi o metodă de aerisire a creierului și încercați să nu prea depășiți 6-8 ore de muncă efectivă.
#3. Fă o listă a taskurilor curente, prioritizează
Este extrem de important ca persoanele care lucrează în sistem freelancing sau după un program de muncă relativ fix dar cu orar flexibil, să-și poată organiza timpul în funcție de lista de To Do-uri, căci altfel se poate pierde foarte ușor atât noțiunea timpului, cât și nivelul de creativitate personală și profesională.
Pentru noi zilele de luni sunt mereu foarte importante, căci începe o nouă săptămână și putem avea o viziune de ansamblu asupra a ceea ce avem de făcut în următoarele zile, ce necesită mai mult timp, mai puțin timp și în ce ordine trebuie făcute lucrurile pentru a finaliza totul în timp și fără prea mult stres.
Personal, sunt de părere că o muncă bine organizată și taskurile corect prioritizate ne pot ajuta să reducem nu doar timpul de muncă, dar și nivelul de stres. Deseori se întâmplă ca taskurile fixe și stabile să le ducem la bun sfârșit încă din primele 1-2 zile din săptămână, astfel încât în restul zilelor să ne putem focusa pe munca extra angajată, pe soluționarea unor probleme ivite sau pur și simplu pentru proiectele și clienții noi.
#4. Ai încercat Tehnica Pomodoro?
Secretul succesului în productivitate este luarea unor pauze scurte și dese. Ai auzit vreodată de Tehnica Pomodoro: 25 minute de muncă și 5 minute pauză?
Ei bine, această tehnică fix asta ne învață! Aceasta spune că, doar cu pauze dese și mai scurte putem rezolva ușor să rămânem focusați, concentrați și conectați la taskurile de zi cu zi.
Atunci când ai un task mai mare de dus la bun sfârșit trebuie să-ți dozezi bine energia și timpul, căci clar o muncă de 8-12 ore nu o poți duce la bun sfârșit dintr-o suflare și va trebui să faci câteva pauze, ba chiar să o lungești pe mai multe zile, chiar dacă o zi are 24 de ore și teoretic din punctul de vedere al timpului se poate duce la îndeplinire.
Tehnica Pomodoro ne învață că munca de 25 minute cu o pauză de 5 minute funcționează bine, dar evident există și excepții de la regulă. Cel mai bun exemplu sunt școlile, unde elevii au la fiecare 50 minute clase, o pauză de 10 de minute pentru a rezista pe termen lung și câte 5-6-7 uneori 8 ore la școală.
#5. Fă un singur lucru o singură dată
Mulți comitem aceeași greșeală de a ne zăpăci singuri creierul cu prea multe lucruri de făcut în același timp și, dacă se poate, atunci toate treburile să fie făcute și rapid. O abordare destul de greșită, căci deși, mai ales femeile, putem fi multitasking, asta nu se aplică și într-un proces creativ precum cel al copywritingului și content writingului.
Există studii conform cărora persoanele care încearcă să fie multitasking, sunt cu 40% mai puțin productivi față de cei care fac un singur lucru deodată. Cu alte cuvinte același număr de task-uri se poate rezolva în 2 ore sau în 3 ore, în funcție de modul în care te organizezi. Poți lua tasurile să le rezolvi pe rând, concentrându-te pe fiecare separat, sau poți încerca să le rezolvi în paralel, dar acest lucru mai mult te va încurca și procesul se va lungi, iar creierul tău va fi mai obosit după prima oră decât dacă le-ai lua pe rând.
Tu ce metode de învingere a procrastinării folosești? Cunoști vreo tehnică pe care ai vrea să o împărtășești cu noi? Scrie-ne la hello@creativeadvertising.ro
